BNS se šíří Agrofertem, už je v Penamu a bude i v United Bakeries

Všechno odstartovalo již v srpnu roku 2009. Právě tehdy začalo controllingové oddělení skupiny AGROFERT využívat Business Navigation System (BNS) pro oblast manažerské konsolidace nad daty svých dceřiných společností. Z výrobních společností pak byla první Synthesia, která začala využívat BNS pro řízení prodejní výkonnosti. Následně bylo na podporu a automatizaci reportingu pro oblast financí a údržby zavedeno BNS v Lovochemii. Implementace pokračovala i do dalších společností chemické divize, jako jsou Preol nebo Duslo. Nyní se BNS prosadilo v další divizi, tentokrát potravinářské – ve skupině Penam. O tom, proč se systém na podporu podnikového řízení od INEKON SYSTEMS šíří napříč firmami koncernu AGROFERT jsme si povídali s Janem Stoklasou, finančním ředitelem Lovochemie a členem představenstva společnosti Penam.

Je to už více než deset let, co se uskutečnila první implementace řešení BNS ve skupině Agrofert. Od té doby proniká ve skupině stále dál…

Našli jsme společnou cestu, naučili jsme se vzájemně naslouchat, známe přístupy k dalším implementacím a umíme využít společné know-how z předchozích implementací.
Na samém počátku pro nás bylo podstatné najít otevřený systém manažerského informačního systému (MIS), který budeme schopni sami, či společně s dodavatelem, dál rozvíjet ve všech oblastech podnikového reportingu. BNS má velmi přehledné webové rozhraní, skvělou grafiku, a navíc v něm lze pracovat i v plné excel verzi pro detailnější analýzy. V tom všem splňuje BNS naše potřeby.

V Penamu jste se pro implementaci BNS rozhodli dokonce v době, kdy měníte dosavadní informační systém Dimenze ++ na SAP. Co vás k tomuto rozhodnutí vedlo?

Po další pekařské akvizici United Bakeries do skupiny AGROFERT jsme potřebovali reportovací a integrační vrstvu nad rozdílnými ERP systémy v Penamu i United Bakeries. Jelikož jsme již znali přístup pracovníků INEKON SYSTEMS k implementacím a znali jsme řešení BNS, neváhali jsme jít touto cestou. Krok to byl odvážný, jelikož pekařina je obecně velmi rychlý business s velkým počtem obchodních partnerů a výrobků. Byla to opravdu výzva.

Původní reporting tvořily desítky, možná stovky excelových reportů ve velmi různorodém formátu a různém intervalu aktualizace dat. Jak jste si s tím poradili?

Najít kombinaci správného počtu reportů a KPI ukazatelů je velké téma pro každý podnikový reporting. A stejně oblíbené je i sjednocení vykazování jednoho KPI pro různé reporty. Rozsah papírových reportů byl značný, navíc metodika KPI ukazatelů ne zcela fungovala. Podařilo se nám navázat na metodiku KPI ukazatelů z divize chemie skupiny AGROFERT, modifikovali jsme je na pekařinu a vznikl poměrně štíhlý a efektivní reporting. Pro někoho to může být úsměvné, ale systémy kalkulací a pohled na ekonomiku výrobku jsou do jisté míry shodné pro rozdílná odvětví.

Co se týká kalkulací prodejní výkonnosti, dnes vidíte v BNS aktuální data jako např. strukturovaný krycí příspěvek podle výrobkových skupin až na detail jednotlivých výrobků, nákladové sazby na jednotlivé vstupní suroviny, obaly apod. V čem se změnilo vaše rozhodování?

Rozdělili jsme podnikový reporting do tří oblastí – na finanční reporting, obchodní reporting a výrobní reporting. Má to své důvody na straně zpracovatelů, tzn. samotných pracovníků controllingu, tak uživatelů/sponzorů. Tímto rozdělením se v BNS dostáváme do daleko větší hloubky problematiky dané odborné disciplíny. Časově a personálně lépe řídíme lidské zdroje ve firmě. Každá oblast za prodej, výrobu i finance má do 10 KPI a ty pak už jen kombinujme s výrobky, partnery, regiony, značkami a pekárnami. Už samo o sobě je to poměrně velké matematické zadání. BNS nám s ním velmi efektivně pomáhá jak ve zpracování dat, tak v prezentaci výsledků. Není nic příjemnějšího, než když na poradě vedení zazní dotaz na prodej makové buchtičky a vy ve dvou minutách odprezentujete její prodeje, ziskovost a trendy za poslední období. V tom je BNS až zábavné.

Změnily se od zahájení projektu BNS činnosti v rámci útvaru controllingu i jeho složení?

Základním cílem bylo, aby controllerům ubylo práce. Z mé zkušenosti mnoho společností, a to bohužel i velkých, které nepoužívají BI řešení, jako například BNS, zpracovává po standardní měsíční závěrce nastavený reporting minimálně 10 až 14 dní. Reálné KPI ukazatele firmy se ale proto dostávají managementu na stůl až v poslední dekádě měsíce, kdy je už skoro pozdě na jakoukoliv analýzu a zpětnou vazbu na to, co se ve firmě děje. Naší běžnou praxí je, že máme data v BNS maximálně do 10. dne v měsíci a tým controllerů se minimálně dalších 14 dnů může soustředit na odchylkové analýzy a na to, co se ve firmě za předchozí období stalo ve srovnání s plánem, a to ve všech potřebných detailech.

Jedním z mnoha pohledů, které jste získali na jedno kliknutí, je ziskovost produktů v jednotlivých distribučních kanálech až na úroveň jednotlivých prodejen. Vedou takto strukturované informace k novým zásadním rozhodnutím týkající se sortimentu, výroby a distribuce?

Nedovedu si už dnes představit, že bychom efektivitu prodeje sledovali v nějakém excelu či přímo v ERP systému. Reporty s nastavenými KPI ukazateli se nám tvoří automaticky včetně přehledné vizualizace, kde v zásadě jen otáčíme datovou kostkou pro potřebné manažerské pohledy. Sledujeme historické vývoje, vyhodnocujeme aktuální období a tvoříme na základě těchto analýz predikce. BNS nám pomáhá v tvorbě strategie obchodních značek, podpoře inovací a v trendech budoucího fungování trhu. V Penamu má dnes BNS skupina v počtu do 50 manažerů, kteří s ním pracují, dá se říci, na denní bázi. Tím, že je webový portál rychlý, je možné jej využívat i v terénu, při obchodních jednáních i manažerských schůzkách. BNS je přínosný pro každodenní rozhodování.

Při implementaci BNS zároveň došlo k „velkému úklidu dat“, protože pro svá rozhodnutí potřebujete čerpat data z více informačních systémů současně. Je dobré provést takové pročištění?

V počáteční analýze, kterou provedl INEKON SYSTEMS při tvorbě navigační koncepce v Penamu, jsme v původním BI našli stovky aktivních reportů. Vznikaly historicky – z aktivity různých útvarů, při organizačních změnách, na podporu různých interních projektů. Není to kritika mých předchůdců. Čas od času je ale v každé firmě dobré udělat tlustou čáru, vysypat všechny využívané reporty na stůl a provést jejich revizi. Považuji to za významný přínos BNS pro implementaci.

Plánujete v Penamu implementovat další moduly BNS a využijete k tomu opět konzultanty INEKON SYSTEMS, nebo si je již budete implementovat vlastními silami?

Nejdříve musíme dokončit implementaci v United Bakeries. Potom se ale určitě zaměříme na další společný rozvoj. K prioritám patří oblast nákupu, údržby a řízení investic. Výzvou bude CRM portál pro obchodníky, který by měl přinést efektivnější řízení obchodu přímo v terénu.

S BNS jste v červnu 2020 získali ve společnosti Penam i možnost tvorby nových webových dashboardů, s nimiž pracujete samostatně bez expertů z INEKON SYSTEMS. V čem to je výhodnější?

Vždycky je lepší, když firma je schopná pracovat s MIS samostatně. Má to motivující účinky pro samotné controllery, protože jsou schopni svoji práci a dovednosti dále rozvíjet a rovněž nejste zcela závislí na externí spolupráci při potřebě úprav systému a dalšího rozvoje. Na druhou stranu to má svoje limity. INEKON SYSTEMS má špičkové lidi v oblasti analýzy, tvorby reportů a rozvíjí dál svůj systém. Proto předpokládám i nadále úzké propojení mezi našimi lidmi a pracovníky INEKON SYSTEMS.

Jak byste souhrnně zhodnotil BNS v Penamu za těch několik měsíců používání?

Získali jsme efektivní rychlý nástroj, který pomáhá v každodenní činnosti pro manažerská rozhodování a řízení společnosti. Oceňujeme zejména jeho vizualizační schopnosti, které zjednodušují orientaci ve velkém počtu zákazníků a výrobků. V neposlední řadě usnadňuje práci controllerům a dostupné reporty získáváme výrazně dříve než před implementací BNS.

Zmínil jste, že BNS plánujete zavést i v United Bakeries, co je tam nejvíce třeba změnit a s čím začnete?

Priorita bude sjednotit prodejní výkonnost, tzn. udělat jednu reportovací vrstvu nad oběma společnostmi a poskytnout obchodníkům společný prodejní report. Souvisí to s jedním obchodním modelem obou společností a strategií značek. Tu potřebujeme řídit centrálně. Zároveň jsme spustili implementaci modulu financí a výroby. Věřím, že do šesti měsíců budeme mít BNS v plném nasazení v obou společnostech.

Jak v současné době vznikají v Penamu roční plány? Plánujete, že i pro tuto oblast budete v budoucnu využívat BNS včetně např. jeho funkcionalit pro workflow plánovacího procesu?

Bude to určitě další etapa projektu. Aktuálně interně diskutujeme procesní mapu plánu, aby byla v přípravě efektivní, nepřinesla zbytečnou administrativu a plán byl v poměrně krátkém čase sestaven.

Domníváte se, že by BNS bylo přínosné i pro další firmy ve skupině AGROFERT, nebo se již potenciál BNS ve skupině vyčerpal?

Osobně věřím v další rozvoj spolupráce. Plánují se další implementace v divizi chemie i v divizi zemědělství. Osobně vidím další prostor v oblasti rozvoje automatických alertů pro vyhodnocení KPI odchylek skutečnosti od stanovených parametrů a další rozšíření spolupráce v oblasti CRM systémů, zejména pro podporu prodeje. Pro nás je přínosné, že INEKON SYSTEMS spolupracuje s vysokými školami a podporuje práci se studenty. Jsem přesvědčen, že máme před sebou s INEKON SYSTEMS další společné výzvy a těším se na ně!

Deset let BNS ve skupině AGROFERT

Ještě před deseti lety sbírali pracovníci controllingu data ze všech společností v České republice i v zahraničí z mailů a ručně je přiřazovali do příslušných adresářů. Bylo to velmi pracné a časově náročné, ruční zásahy do systému sváděly k stereotypu a občasným chybám z nepozornosti. Navíc původní datový sklad v prostředí MS Access byl naplněn téměř k prasknutí.
BNS (Business Navigation System) od INEKON SYSTEMS však přinesl společnosti, která již v té době sdružovala kolem 200 subjektů, doslova vítr do plachet. Zautomatizoval a zefektivnil celý dosavadní reportingový systém, pomohl zlepšit mezifiremní komunikaci a snížit chybovost. Rychlá dostupnost dat a možnost s nimi pracovat podle potřeb každého uživatele informačního sys-tému přinesla i to, co je pro každou firmu nejdůležitější – usnadnění manažerských rozhodnutí a větší jistotu, že byla zvolena v dané situaci ta nejvhodnější řešení.